Rundebordsdiskusjon under workshop i regi av Norsk Industris HMS-utvalg. Foto: Norsk Industri
Vi må snakke med og lytte til de som gjør jobben. Slik kan vi jobbe mer proaktivt med HMS. Dette var en rød tråd da Norsk Industris HMS-utvalg avholdt workshop 22. september.
Workshopen samlet nesten 70 fornøyde deltakere, og de fikk mye ut av dagen. På agendaen sto blant annet CLUE (nye årsakskoder), dysleksivennlig arbeidsplass, læringsgrupper og proaktive KPI-er.
Overskrift for dagen var «Fra reaktiv til proaktiv». Deltakerne fikk mange perspektiver og konkrete eksempler på hvordan man kan jobbe mer forebyggende.
En rød tråd fra de mange innleggene på scenen og refleksjoner i rundebordsdiskusjonene var at mye handler om å snakke med, og lytte til, dem som gjør jobben, og at det i mye større grad må skje som en naturlig del av hverdagen, ikke bare etter hendelser.
Like viktig som å gjøre det, er måten vi gjør det på: Hvilke ord vi bruker og hvordan vi stiller spørsmål avgjør om folk kjenner seg trygge og åpner opp.
Equinor har jobbet systematisk med flere tiltak, blant annet daglige proaktive sikkerhetssamtaler.
Magnus Ådnanes, SSU leder Mongstad landanlegg delte erfaringer med ledelse i felt og hvordan de har gått fra inspeksjon til åpne proaktive sikkerhetssamtaler.
De har trent førstelinjeledere på såkalt «A-standard» og å gjennomføre tre samtaler:
Det siste halvåret har det vært gjennomført mange slike A-samtaler på Mongstad med læring og ny innsikt som resultat. Oppsummeringen har blant annet konkludert med at åpne spørsmål, involvering og synlig lederskap er de viktigste virkemidlene for god risikostyring.
– Mye handler om å stille åpne spørsmål som gjør at folk føler seg trygge. Vi må være nysgjerrige og hele tiden huske på at de som gjør jobben som hovedregel er ekspertene, sier han.
Ådnanes ga konkrete eksempler på spørsmål som oppmuntrer til åpenhet, som:
– Disse ledeordene er HOP i praksis som får folk til å føle seg tryggere og gir deg bedre innsikt i hva som ligger bak hva folk gjør, var hans budskap.
Proaktive KPI-er, også kalt ledende indikatorer, har vært et buzzord de siste årene. Moreld Apply og GE HealthCare har gått fra ord til handling og delte hvordan de jobber, hva de har erfart så langt og ga tips til å komme i gang.
Astrid Aadnøy, VP HSEQ & Sustainability, og Dagmar Fagerland, Senior HSEQ Advisor/Process Responsible Safety fra Moreld Apply presenterte tre proaktive KPI-er:
– Når vi tar pulsen på det psykososiale arbeidsmiljøet, får vi et nåtidsbilde av hvordan medarbeiderne opplever arbeidssituasjonen, sa Aadnøy.
Pulsmålingene de gjennomfører nå, er vesentlig annerledes enn de tidligere arbeidsmiljøundersøkelsene. De ble gjennomført hvert tredje år og var store og omfattende, med mye forberedelse. Det tok lang tid før rapportene forelå, og oppfølgingen varierte. Pulse Index er en kort og enkel måling som gjennomføres hvert kvartal, med resultater allerede dagen etter. Alle ledere skal utarbeide en handlingsplan med minst to tiltak basert på resultatene.
– Hensikten er å forsterke det som fungerer godt, og sette inn tiltak der det er rom for forbedring. Dette involverer alle ansatte, og vi ser at de hyppige målingene gjør det mulig å fange opp utviklingstrekk tidlig og iverksette forebyggende tiltak knyttet til blant annet sykefravær, turnover og arbeidsmiljøforhold, fortalte Aadnøy.
GE HealthCare har blant annet brukt proaktive KPI-er til å teste barrierer.
– Det er ikke bare å huke av at vi har etablert barrierer, vi må teste at de faktisk gir det forsvaret vi ønsker, fortalte Vanessa Swiggers, EHS Specialist.
Ansatte involveres gjennom øvelser som tester barrierene. Øvelsene er strukturert og delt inn i observasjon, intervjuer og sjekk av dokumentasjon.
Test av nødstopp er ett eksempel. Her er det mulig å observere: Er nødstoppet lett tilgjengelig, er det merket med riktig farge, stopper operasjonen om man trykker på nødstoppet?
For intervjudelen, kan man spørre: Hva skjer hvis du trykker på nødstoppet? Når ville du brukt nødstoppet? osv
Til slutt blir barrieren testet ved å verifisere dokumentasjon som testrapport for nødstoppet og om nødstoppet er en del av vedlikeholdsplanen.
– Folk lærer av å dele erfaringer, idémyldre og teste gjennom strukturerte øvelser. Det er mye arbeid, men folk er med, og det leder til forbedringer, ifølge Swiggers.
– Det er nesten litt magisk å bruke læringsgrupper.
Slik åpnet Torstein Leth, HSSE Manager Global Engineering, og Silja Flaaten, HSSE Lead fabrikasjon, i Aker Solutions Stord sitt innlegg med tittelen «Nytten av læringsgrupper».
Men: Magien kommer ikke automatisk. Alt handler om å skape trygghet.
Med etableringen av et «trygt rom» kom innsikten og tilgang til innsideperspektivet: Gullet som de som gjør jobben sitter på.
«Vi har lært mer av å kjøre én læringsgruppe enn vi har av et helt år med avviksrapportering (!)», var en av tilbakemeldingene. Erfaringene videre har bekreftet at metoden er svært tidseffektiv.
– Vi tenkte først at når noe er litt for godt til å være sant. Men så er det noen ganger sant likevel, sa Leth.
Hva er en læringsgruppe? Det er en gruppeprosess for å få de som gjør jobben til å utforske sammen hvordan arbeidet utføres i praksis og finne forbedringer så jobben kan utføres enklere, tryggere og med bedre kvalitet.
Selskapet har jobbet for å utvikle sin metode i samarbeid med SafeTec og har etter hvert fått mye erfaring med læringsgrupper.
De har blant annet erfart at læringsgrupper i større grad avdekker hele bildet rundt arbeid og hendelser, ikke bare deler. Metaforen Leth og Flaaten brukte var å se hele bildet versus å kun se noen få, klare piksler i et uskarpt bilde.
– Læringsgrupper er minst like egnet til forebyggende tiltak som etter hendelser. Vi skjønte at de forholdene som ble synlige etter en hendelse hadde vært der hele tiden (!), i følge Leth.
Leth og Flaaten mener læringsgrupper har nytteverdi i en rekke sammenhenger, blant annet i forbindelse med utsatte risikoområder, der det «lugger» litt, kvalitetsutfordringer samt som alternativ eller supplement til tradisjonell granskning.
Å fasilitere læringsgrupper oppleves som en givende oppgave, og folk deler villig.
– Man er ikke i en situasjon der man føler behov for å forsvare seg selv eller teamet, fortalte Flaaten.
– Folk stråler etter en læringsgruppe. Det er hverdagsmagi, avsluttet Leth.
24.-25. november avholder vi kurs i fasilitering av læringsgrupper i Stavanger. Les mer og meld deg på
Trine Gjertsen, Competence & Training Manager, HR, og Ann Torill Havnes Jørgensen, Competence & learning Manager, HMSK, i Altrad Norge/Beerenberg & Linjebygg stilte det retoriske spørsmålet: Hvorfor er dette med dysleksivennlig arbeidsplass et HMS-tema?
Bedriften har selv hatt en reise fra å se på en dysleksivennlig arbeidsplass primært som et inkluderingsprosjekt til å forstå at det i like stor grad handler om sikkerhet, arbeidsmiljø og god HMS-praksis. En kartlegging bidro til å utvide perspektivet.
Undersøkelsen viste at utfordringene berørte en betydelig del av arbeidsstyrken, og mange var ikke trygge på å fortelle hva de strever med. I tillegg viste svarene at skriftlige oppgaver kan kreve langt mer tid og energi enn det leder og kollegaer ser. Som et eksempel avsluttet en av de ansatte sitt svar med «P.S. Har ca. brukt 40 min på å besvare». Dette var noe bedriften hadde antatt skulle ta 5 minutter.
– Når 23 prosent av våre 2500 ansatte sier at de har enten dysleksi, dyskalkuli eller DLD, da er det klart at det er våres plikt å gjøre noe med det, konkluderte Gjertsen.
Nå er de godt i gang med å gjøre informasjon, opplæring og arbeidshverdagen tryggere og mer tilgjengelig. For alle ansatte.
– Når informasjonen ikke er tilgjengelig, kan det bli en barriere for både mestring og sikkerhet, sa Havnes Jørgensen.
Bedriften har jobbet parallelt med kunnskap, kommunikasjon, tilrettelegging og systemendringer. Så langt har over 260 ledere, tillitsvalgte, verneombud og andre nøkkelpersoner fått opplæring.
– Deltakerne melder om økt bevissthet og at de får tips til konkrete endringer som de kan ta med tilbake i arbeidshverdagen, ifølge Havnes Jørgensen.
Ett av mange grep er å endre fra «Lest og forstått» til «Opplest og forstått».
– Vi sikrer forståelse uten at leseevne må være en forutsetning. Dysleksivennlig betyr ikke lavere krav. Det betyr færre unødvendige barrierer på veien til å forstå og mestre, understreket Gjertsen.
Det som har gjort sterkest inntrykk er likevel historiene fra enkeltpersoner, og omsorgen fra kollegaer når de deler.
En ansatt hadde vært 40 år i arbeidslivet og aldri våget å fortelle på arbeidsplassen at han hadde dysleksi. Gjennom satsingen gjorde han det for første gang.
– Da vet vi at vi har begynt å flytte noe i kulturen, avsluttet Gjersten.
Refleksjon rundt bordene åpnet for videre diskusjon og erfaringsdeling. Om du ikke har vært på HMS-workshop før: Vi sitter på småbord, og det er satt av tid til erfaringsutveksling og refleksjon gjennom dagen.
Det var sterkt å høre en av deltakerne dele i plenum hvordan bedriften hadde brukt prinsippene fra ledelse i felt til å ta vare på de ansatte og snakke med folk da dårlige nyheter traff bedriften. Konklusjonen: Hvorfor i alle dager har vi ikke gjort dette før? Slike samtaler gir innsikt, skaper psykologisk trygghet og forebygger sykefravær.
HMS-utvalgets workshop har blitt en årlig tradisjon på høsten, så om du gikk glipp av årets arrangement kommer det en ny mulighet om et års tid.
På deltakernes ønskeliste for neste års workshop står mer praktisk HMS-arbeid, flere konkrete virksomhetseksempler, psykososialt arbeidsmiljø, HOP, læringsgrupper og proaktive styringsindikatorer.
HMS-utvalget i Norsk Industri tar med seg alle innspillene og håper at mange allerede nå bestemmer seg for å delta i 2027.
I mellomtiden er det mange muligheter til å fordype seg i disse temaene gjennom kurs, konferanser og webinarer. Følg med i nyhetsbrev og se våre kurs og arrangement.
