Gå i dialog med den syke så tidlig som mulig
Hva betyr dette sykefraværet for arbeidssituasjonen? Jo tidligere dere starter en dialog rundt dette, desto bedre. Myndighetene har satt som frist at en oppfølgingsplan som skal være utarbeidet senest fire uker inn i en sykemelding, men det er mange gode grunner til å ta tak i situasjonen tidligere. Fire uker er lang tid borte fra jobb for en som er sykemeldt, og de virksomhetene som har lykkes best med sykefraværsarbeidet har praktisert enda tidligere oppfølging enn hva lovverket krever. At bedriften registrerer og følger opp ARS er også et godt utgangspunkt for en langt tidligere oppfølging av sykefravær enn etter fire uker. Et tidlig møte der man avklarer om sykdommen kan være relatert til arbeidet og hvilke faktorer som har medvirket, kan også være et godt verktøy for å kartlegge tilretteleggingsmuligheter og tidlig tilbakeføring til arbeid.
Vær tydelig på at sykefravær ikke er en privatsak
Sykefravær er et forhold mellom leder og ansatt. Det er ikke slik at sykemelding gir grunn til å ikke være i kontakt med arbeidsgiver. Den syke medarbeideren har ansvar for å informere sin leder løpende om status og utsikter videre. Manglende samarbeid kan i ytterste konsekvens for den ansatte føre til bortfall av sykepenger.
Vær ærlig – still spørsmål
Dersom det er ting relatert til sykefraværet som du ikke forstår – vær ærlig, spør arbeidstakeren! Svar og fakta er alltid bedre enn mistanker og antagelser. Still spørsmålene med respekt, men unngå spørsmål rundt medisinsk diagnose. Men fokuser på arbeidsevne, og muligheter for tilrettelegging for tidlig tilbakeføring til arbeid. Det er viktig å huske på at lang tids sykefravær er knyttet til dårligere prognose for helsen til den ansatte og for å komme tilbake til arbeidslivet.
Sett agendaen
Tenk over hva du som arbeidsgiver ønsker å få ut av de ulike kontaktpunktene i oppfølgingen. Ha en tydelig agenda for samtaler og avklar gjensidige forventninger til resultater.
Bruk oppfølgingsplanen systematisk
Oppfølgingsplanen er ditt viktigste verktøy for å få oversikt over oppfølgingen av en sykemeldt ansatt. Den skal vise dine vurderinger av arbeidstakers arbeidsoppgaver og arbeidsevne, samt aktuelle tiltak og planer for videre oppfølging. Planen er også dokumentasjon på at du utfører den lovpålagte oppfølgingen. I tilfeller hvor det av en eller annen grunn stilles spørsmål ved om oppfølgingen er korrekt utført, er dette viktig dokumentasjon. Man kan med fordel dokumentere i oppfølgingsplanen at man har avklart om sykefraværet er relatert til forhold på arbeidet og i så fall hvilke.
Ha gode systemer
Det finnes gode systemer som kan hjelpe deg med å holde frister og støtte en god prosess.
Orienter deg
Sørg for at du vet hvilke verktøy og ressurser du har tilgang til for oppgavene du skal gjøre. Ikke vær redd for å spille inn bedriftshelsetjeneste, lege eller NAV tidlig i fraværet dersom du mener det er behov for det