Innhold

Identifisere kompetansegap

I det systematiske kompetansearbeidet i bedriften er dette steget, nemlig å identifisere kompetansegapet, veldig viktig. Dette steget er også det mange synes er vanskeligst, og kanskje tar litt lett på.

Før man setter i gang med ulike opplæringstiltak eller ansetter nye folk er det vesentlig at man gjennomføre en GAP-analyse eller tilsvarende for å identifisere hvilken kompetanse man faktiske trenger, og hvor mye man trenger av denne kompetansen.

Gap-analyse

Vi foreslår en gap-analyse for å identifisere kompetansebehovene. Man starter da med å definere hvilken fremtidig kompetanse bedriften trenger, deretter lager man en oversikt over hvilken kompetanse man har i dag, og ender da med et kompetansegap. Dette kompetansegapet danner grunnlag for en tiltaksplan og senere gjennomføring av disse tiltakene.

Når man arbeider med kompetanseanalyse i praksis etterlyser mange ferdigutviklede IKT-verktøy. Det finnes imidlertid få standardverktøy som passer alle, verken når det gjelder bruk av begreper og kategorier eller analysemuligheter.

Det avgjørende er at man selv har tilstrekkelig kompetanse til å vurdere hva som skal inngå i egne kompetanseanalyser, og i hvilken grad og hvordan standardiserte eller skreddersydde IKT-verktøy kan brukes i den sammenheng.

Men før man velger et kartleggingsverktøy må man vite at dette verktøyet dekker bedriftens behov. Det er ingen vits i å investere i dyre kartleggingsverktøy dersom en excel-fil fungerer like godt. Bruk av kartleggingsverktøy eller egne systemer avhenger av bedriftens størrelse og behov.

Steg 1 - Dagens kompetanse

Det første steget i en gap-analyse er å identifisere hva slags kompetanse man har i bedriften i dag. Både hvilken type kompetanse man har, og omfanget av kompetansen. Det er viktig å få frem hele bedriftens kompetansebeholdning. Husk at kompetanse innebærer både kunnskap, ferdigheter, holdninger og verdier (se Definisjon av kompetanse).

Tips!

Slik kan du identifisere bedriftens nåværende kompetansebeholdning:

  • Gå systematisk gjennom hvert arbeidsområde/avdeling
  • Bruk arbeidsinstrukser, prosedyrer og kravbeskrivelser til ulike roller
  • Bruk mål- og utviklingssamtaler som grunnlag
  • Det kan være nyttig å vurdere hvor kritisk eller sårbar de ulike kompetansene er. (Kritisk kompetanse = vanskelig å erstatte ved å rekruttere utenfra. Sårbar kompetanse = viktig kompetanse som kun en eller få i organisasjonen har.)
  • Det er også viktig å avdekke taus (skjult) kompetanse, noe som ikke alltid er like enkelt. Taus kunnskap er erfaringsbasert kunnskap og ligger ofte i utøvelse av en aktivitet.
  • Pass på at arbeidet ikke blir så omfattende og detaljert at du "kjører deg fast"

Steg 2 – Fremtidens kompetansebehov

Det andre steget i en GAP-analyse er å identifisere hva slags kompetanse vi trenger fremover. Det er viktig å både tenkte hvilken ny kompetanse vi vil trenge i fremtiden, men også hvilken av den eksisterende kompetansen vi vil trenge mer eller mindre av.

For å beskrive bedriftens fremtidige kompetansebehov er det viktig å starte med å definere hva en mener med kompetanse. Se vårt forslag til definisjon av kompetanse.

Tips!

Test ut hypotesene om fremtidens kompetamsebehov på ulike grupper i bedriften!

Når man er enig i hvordan man definerer kompetansebegrepet kan en lage en oversikt over de kompetansene (kunnskaper, forståelser, ferdigheter og holdninger/verdier) som blir særlig viktig for bedriften fremover gitt de utviklingstrekkene man har kommet frem til vil ha betydning for bedriften. Det er ingen enkel oppgave å forutse hvilken kompetanse man trenger i fremtiden. Endringene i dagens industri skjer så raskt og omstillingene er så hyppige at det å ansette personer med riktig kompetanse kan være utfordrende. Grunnlagsarbeidet man gjorde innledningsvis, steg 1 i modellen vår (link til denne), vil være til hjelp her. Det vil si at dersom man har skaffet seg en god oversikt over de teknologiske utviklingstrekkene som vil ha betydning for bedriften, har tilegnet seg kunnskap om fremtidens arbeidsmarked og har god oversikt over bedriftens mål og strategier for fremtiden, vil arbeidet med å identifisere fremtidens kompetansebehov bli enklere.

Steg 3 - Kompetansegapet

Når vi har beskrevet den kompetansen bedriften har i dag og beskrevet den ønskede fremtidige situasjonen, altså hva vi trenger av kompetanse fremover, har vi identifisert kompetansegapet. Vi må da lage en plan for å fylle dette gapet.

Tiltaksplanen bør være så konkret som mulig å inneholde oversikt over hvem som skal gjennomføre hvilke tiltak, tidsplan, kostnadsestimat og informasjon om hvem som er ansvarlig for å følge opp.

I tillegg til den konkrete tiltaksplanen er det også lurt å løfte blikket å se ting i sammenheng. Bedriften bør utvikle en helhetlig kompetansestrategi.

Suksesskriterier i arbeidet med kompetanseutvikling:

  • Jobb systematisk, men ikke gjør det for komplisert. Det er fort gjort å gå seg bort!
  • Velg noen "lavthengende frukter" å starte med. Man vil da raskt oppnå erfaring og forhåpentligvis resultater, og etter hvert vil hele organisasjonen se muligheter.
  • Involver de ansatte i utviklingen av kompetansestrategien. Det er som regel ingen god ide å hente inn "akademiske eksperter" for å lage en flott kompetansestrategi
  • Kompetansearbeidet må være forankret i toppledelsen og må inngå i strategiarbeidet på toppnivå i organisasjonen

Definisjon av kompetanse

Kompetansebegrepet er omfattende, og defineres på mange ulike måter. Man tenker ofte på kunnskap når man bruker kompetansebegrepet, men kompetanse dekker mye mer.

Vi har i dette veikartet valgt å definere kompetanse til å inneholde følgende komponenter:

  • Kunnskap - å vite (faktisk kunnskap?)
  • Forståelse - å skjønne (anvendelse av kunnskap og ferdigheter?)
  • Ferdigheter - å gjøre i en situasjon ◦Kognitive ferdigheter (tallforståelse, lesing, skriving, problemløsning, analyse, kritisk tenkning)
    • Sosiale ferdigheter (evne til samarbeid, kommunikasjon, håndtere konflikter, skape felles forståelse, skape tillit)
    • Emosjonelle ferdigheter (utholdenhet, selvdisiplin, motivasjon, åpenhet)
  • Holdninger og verdier
Kompetansekapital

En bedrifts kompetansekapital vil si den kompetansen som er tilgjengelig, anvendbar og verdifull, og som dermed er et av bedriftens mest sentrale aktiva for å sikre verdiskaping og overlevelse.

Investering i kompetanse dreier seg ikke bare om kompetanseheving, men om å oppnå best mulig eller riktig type kompetanse for å utføre oppgaver og nå mål. Det innebærer at det også kan være behov for å utvikle helt ny eller bredere kompetanse, ikke bare høyere kompetanse. Verdien av organisasjonens kompetansekapital er altså ikke bare avhengig av kompetansenivået isolert sett, men av om organisasjonen har tilgang til den riktige typen kompetanse og i det omfanget det er behov for. Når vi ser på kompetansen som en forvaltningskapital som organisasjonen har tilgang til gjennom sine medarbeidere, blir det viktig å danne seg et inntrykk av den samlede kompetansen organisasjonen forvalter. Linda Lai, Strategisk kompetanseledelse s 59-60)

Eksempler