– Vi ønsket å bli enda bedre til å forebygge og forstå hva som påvirker sykefravær og frafall, slik at vi kan sette inn riktige tiltak tidlig og støtte ansatte tilbake i jobb på en god måte, fortalte HR-rådgiver Ann-Helen Lian da Wood gikk inn i prosjektet. Les mer her

Et halvt år senere har kartleggingen gitt selskapet både bekreftelser og nye innsikter.

Fikk bekreftet mistanken

Gjennom tiltakspakken har Wood kartlagt egne rutiner, gjennomført undersøkelser blant ledere og ansatte og fått et utenfra-blikk på hvordan sykefraværsoppfølgingen fungerer i praksis.

– Det viktigste funnet er at vi som virksomhet har et etablert rammeverk og rutiner for sykefravær, men at praksisen varierer. Det blir i for stor grad personavhengig, og kunnskapen om rutiner og roller er ulik både blant ledere og ansatte, sier Lian.

Hun beskriver funnene som mer en bekreftelse enn en overraskelse.

– Vi fikk egentlig bekreftet det vi hadde antatt. Samtidig er det noe med å få det svart på hvitt. Da blir det lettere å prioritere hva vi skal jobbe videre med.

Gjør det enklere å melde fravær

Som følge av kartleggingen har Wood allerede identifisert flere forbedringstiltak.

Det viktigste er en ny og standardisert måte å melde fravær på.

I dag skjer dette via ulike kanaler, avhengig av den enkelte ansatte, leder, prosjekt og lokasjon. Fremover skal alle bruke samme digitale skjema.

– Målet er å gjøre det enklere både for ansatte og ledere. Vi sikrer at nødvendig informasjon kommer inn med en gang, samtidig som den ansatte får bekreftelse på at fraværet er registrert. Alle prosjektledere og andre som trenger å få informasjon om fraværet, får automatisk beskjed så fort skjemaet er sendt inn. Dette avlaster også nærmeste personalleder for administrasjonsoppgaver rundt sykefraværet, sier Lian.

Løsningen skal også gi ansatte informasjon når de faktisk trenger den.

– Mye informasjon finnes allerede i personalhåndboken, men folk går sjelden inn der når de blir syke. Derfor legger vi inn korte forklaringer og lenker til relevant informasjon direkte i fraværsskjemaet, for eksempel om helseforsikring, medvirkningsplikt og at de må huske å melde fra når de er tilbake på jobb.

Vil styrke kunnskapen om medvirkningsplikt

Kartleggingen viste også at kunnskapen om medvirkningsplikt og mulighetene for gradert sykemelding varierer.

– Mange er ikke klar over at det ofte finnes muligheter for å jobbe noe selv om man er sykemeldt. Vi ønsker å synliggjøre dette bedre og bidra til at flere kan bruke restarbeidsevnen sin når helsen tillater det, sier Lian.

Hun tror dette både kan bidra til raskere tilbakeføring til arbeid og gjøre det lettere å opprettholde kontakten med arbeidsmiljøet.

– Det er bedre å jobbe litt enn ingenting. Vi har mange oppgaver som kan tilpasses ulike situasjoner. Det viktigste er å holde kontakten med arbeidsplassen.

Overordnet mål om å redusere sykefraværet

– Vi ønsker gjennom gode rutiner og et tydelig rammeverk å bli enda bedre på både oppfølging og forebygging. Det viktigste er å fange opp arbeidsrelaterte forhold tidlig og kunne sette inn riktige tiltak før utfordringene vokser seg større, sier Lian.

Hun understreker at sykefravær har konsekvenser både for den enkelte, arbeidsmiljøet og virksomheten.

– Vi har ikke det høyeste sykefraværet i klassen, men sykefravær koster oss likevel godt over 20 millioner kroner i året. Dersom det vi gjør nå kan bidra til selv en liten reduksjon, vil det ha betydning både for bunnlinjen, trivselen og belastningen på kolleger og ledere. Det er ingen som er tjent med sykefravær.

Ikke mangel på rutiner

For Katrine Torskog i Life Improvement er Woods erfaringer langt fra unike.

Hun forteller at det mest gjennomgående funnet i prosjektet så langt er at virksomhetene ofte har rutinene på plass, men at de ikke nødvendigvis brukes likt eller er lett tilgjengelige når behovet oppstår.

– Mange opplever at de har god kontroll på sykefraværsrutinene sine. Når vi begynner å se nærmere på hvordan de faktisk brukes i praksis, ser vi ofte at kunnskapen varierer og at oppfølgingen blir personavhengig, sier hun.

Ifølge Torskog handler mye om å gjøre rutinene enklere å finne og enklere å bruke.

– Når en leder står midt i en krevende sykefraværssak, eller en ansatt nettopp har blitt sykemeldt, er det ikke da man begynner å lese en personalhåndbok på 48 sider. Folk trenger konkrete oppskrifter, sjekklister og lett tilgjengelig informasjon.

Sykefraværsrutinene er grunnmuren

Torskog mener kartleggingen av sykefraværsrutiner, som er første del av tiltakspakken, først og fremst gir virksomhetene et tydelig bilde av hvor de står.

– Sykefraværsrutinene er grunnmuren. Før man setter inn nye tiltak, må man være trygg på hvem som har ansvar for hva, hvordan oppfølgingen skal skje og hvor informasjonen finnes.

Hun understreker samtidig at tiltakspakken ikke handler om å komme med en fasit.

– Vi gir anbefalinger og deler erfaringer fra andre virksomheter. Men hver bedrift må finne løsninger som passer sin organisasjon og sine utfordringer.

Ønsker flere pilotbedrifter

Programleder Petter Arnesen i IA-bransjeprogrammet er glad for at Wood og andre bedrifter har valgt å åpne dørene og teste tiltakspakken i praksis.

– Det er verdifullt å få dokumentert hvilke utfordringer virksomhetene møter og hvilke tiltak som faktisk oppleves nyttige. Erfaringene fra pilotbedriftene vil komme hele bransjen til gode, sier han.

Arnesen understreker at støtte til test av tiltakspakken fortsatt er tilgjengelig for virksomheter som ønsker hjelp i arbeidet med å forebygge sykefravær og frafall.

– Vi håper flere bedrifter ser verdien av å få et utenfra-blikk på egne rutiner og praksis.

Lian mener erfaringene så langt gjør det enkelt å anbefale tiltakspakken videre. Både til bedrifter som vet at de har forbedringspotensial, og til dem som mener at rutinene allerede er på plass

– Litt som vi mennesker trenger å bli speilet, er det også sunt for organisasjoner. Vi har alle blindsoner. Life Improvement har stilt de riktige spørsmålene, utfordret oss på en konstruktiv måte og gitt oss nyttige perspektiver, avslutter Lian.